Hưng Yên đẩy mạnh chỉnh lý, số hóa tài liệu và lan tỏa tinh thần “Bình dân học vụ số”

Trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy, triển khai mô hình chính quyền địa phương hai cấp, một trong những nhiệm vụ có ý nghĩa quan trọng nhưng thường ít được nhìn nhận đầy đủ là việc quản lý, chỉnh lý và số hóa khối lượng tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị trước và sau sắp xếp.

Tài liệu không chỉ là hồ sơ hành chính phục vụ công việc trước mắt mà còn là nguồn thông tin có giá trị về quản lý nhà nước, lịch sử hình thành và phát triển của địa phương, quá trình thực hiện các chủ trương, chính sách và hoạt động của các cơ quan qua từng thời kỳ. Nếu không được phân loại, chỉnh lý, bảo quản và số hóa khoa học, tài liệu tồn đọng có thể gây khó khăn cho việc tra cứu, khai thác, đồng thời tiềm ẩn nguy cơ thất lạc, hư hỏng và lãng phí nguồn lực.

Trong bối cảnh đó, việc tổ chức đợt thi đua cao điểm “Thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu tồn đọng của cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp trên địa bàn tỉnh Hưng Yên” có ý nghĩa thiết thực. Đây vừa là nhiệm vụ chuyên môn cấp bách, vừa là hoạt động thi đua nhằm phát huy tinh thần trách nhiệm, chủ động, sáng tạo của cán bộ, công chức, viên chức trong toàn tỉnh.

Cùng với đó, việc tiếp tục đẩy mạnh tuyên truyền Phong trào “Bình dân học vụ số” sẽ góp phần tạo nền tảng xã hội rộng rãi để người dân từng bước tiếp cận, sử dụng và làm chủ công nghệ số, qua đó đưa chuyển đổi số thực sự đi vào đời sống.

Chỉnh lý, số hóa tài liệu: nhiệm vụ quan trọng sau sắp xếp bộ máy

Việc sắp xếp tổ chức bộ máy và vận hành chính quyền địa phương hai cấp tạo ra những thay đổi lớn về cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, địa giới và phương thức hoạt động của các cơ quan nhà nước.

Cùng với việc sắp xếp con người và trụ sở, một khối lượng lớn hồ sơ, tài liệu cũng cần được rà soát, phân loại, bàn giao, chỉnh lý và bảo quản.

Đây là công việc đòi hỏi sự chính xác, kiên trì và trách nhiệm cao. Mỗi hồ sơ đều có giá trị nhất định đối với hoạt động quản lý nhà nước. Một tài liệu được phân loại sai, một hồ sơ bị thất lạc hoặc một thông tin không được cập nhật đầy đủ có thể gây khó khăn cho quá trình giải quyết công việc về sau.

Do đó, chỉnh lý tài liệu không đơn thuần là việc “sắp xếp giấy tờ”. Đây là quá trình tổ chức lại nguồn thông tin của cơ quan nhà nước một cách khoa học, giúp xác định rõ tài liệu nào cần bảo quản lâu dài, tài liệu nào phục vụ thường xuyên, tài liệu nào cần bàn giao, tài liệu nào đủ điều kiện số hóa và khai thác trên môi trường điện tử.

Sau khi chỉnh lý, việc số hóa sẽ tạo ra bước chuyển quan trọng, biến kho tài liệu vật lý thành nguồn dữ liệu có thể tìm kiếm, khai thác và sử dụng thuận tiện hơn.

Đợt thi đua cao điểm: biến nhiệm vụ khó thành phong trào hành động

Khối lượng tài liệu tồn đọng lớn, thời gian xử lý có hạn và yêu cầu nghiệp vụ cao là những khó khăn không nhỏ đối với các cơ quan, đơn vị.

Chính vì vậy, việc phát động đợt thi đua cao điểm có ý nghĩa quan trọng trong việc tạo khí thế, huy động sức mạnh tập thể và nâng cao trách nhiệm của từng cán bộ, công chức, viên chức.

Tinh thần thi đua cần được thể hiện bằng những việc làm cụ thể: rà soát nhanh hơn, phân loại chính xác hơn, chỉnh lý khoa học hơn, số hóa hiệu quả hơn và bảo quản an toàn hơn.

Mỗi cơ quan, đơn vị cần xây dựng kế hoạch phù hợp với khối lượng tài liệu thực tế; xác định rõ tiến độ, người thực hiện và yêu cầu chất lượng.

Đặc biệt, không nên chạy theo số lượng tài liệu được số hóa mà bỏ qua chất lượng. Một tài liệu được số hóa nhưng không bảo đảm khả năng tìm kiếm, nhận diện, quản lý hoặc bảo mật thì giá trị khai thác còn hạn chế.

Vì vậy, thi đua phải gắn với chất lượng, tiến độ, hiệu quả và khả năng khai thác thực tế.

Từ kho tài liệu giấy đến nguồn dữ liệu phục vụ quản trị

Một trong những giá trị lớn nhất của số hóa tài liệu là giúp thay đổi phương thức khai thác thông tin.

Với hồ sơ giấy, việc tìm kiếm thường phụ thuộc vào vị trí lưu trữ, mục lục và khả năng ghi nhớ của cán bộ. Khi tài liệu được số hóa, nếu được tổ chức dữ liệu khoa học, cán bộ có thể tìm kiếm nhanh chóng theo nhiều tiêu chí.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các cơ quan sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy. Khi hồ sơ, tài liệu của các đơn vị trước đây được chỉnh lý và số hóa đúng quy trình, việc tiếp nhận, bàn giao và khai thác thông tin sẽ thuận lợi hơn.

Số hóa tài liệu cũng góp phần giảm nguy cơ hư hỏng do thời gian, điều kiện bảo quản hoặc việc khai thác thường xuyên.

Quan trọng hơn, dữ liệu số có thể trở thành một thành phần của hệ thống quản trị hiện đại, góp phần giảm giấy tờ, rút ngắn thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu quả xử lý công việc.

Biểu dương những người làm việc thầm lặng

Đằng sau mỗi bộ hồ sơ được chỉnh lý, mỗi trang tài liệu được số hóa là sự đóng góp của những cán bộ, công chức, viên chức làm việc âm thầm, tỉ mỉ.

Công việc này đòi hỏi sự kiên trì bởi có những hồ sơ đã hình thành từ nhiều năm, thậm chí trải qua nhiều lần thay đổi tổ chức. Có những tài liệu khó phân loại, thiếu thông tin, xuống cấp hoặc phải đối chiếu với nhiều nguồn khác nhau.

Vì vậy, việc biểu dương những tập thể, cá nhân hoàn thành tốt nhiệm vụ, có sáng kiến và cách làm hiệu quả là một nội dung quan trọng của đợt thi đua.

Cần kịp thời phát hiện những tấm gương điển hình tiên tiến, cách làm hay, mô hình mới, sáng tạo và hiệu quả để giới thiệu, nhân rộng.

Đó có thể là một cơ quan xây dựng được quy trình phân loại tài liệu khoa học, rút ngắn đáng kể thời gian xử lý; một nhóm cán bộ sáng tạo phương pháp phối hợp hiệu quả; một đơn vị tổ chức tốt việc phân công theo từng nhóm tài liệu; hay những cá nhân có sáng kiến nâng cao chất lượng số hóa và khai thác dữ liệu.

Những sáng kiến dù lớn hay nhỏ đều đáng được ghi nhận nếu giúp công việc nhanh hơn, chính xác hơn, tiết kiệm hơn.

Thi đua không chỉ để hoàn thành nhiệm vụ mà còn để đổi mới cách làm

Một đợt thi đua có ý nghĩa khi sau khi kết thúc, cơ quan, đơn vị không chỉ hoàn thành thêm một khối lượng công việc mà còn hình thành được phương pháp làm việc tốt hơn.

Trong chỉnh lý và số hóa tài liệu, cần khuyến khích cán bộ tìm kiếm những giải pháp mới để:

• Phân loại hồ sơ nhanh nhưng vẫn bảo đảm chính xác;
• Chuẩn hóa cách đặt tên, lập danh mục và quản lý dữ liệu;
• Giảm thao tác thủ công;
• Nâng cao khả năng tìm kiếm và khai thác tài liệu;
• Bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin;
• Tăng khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định.

Mỗi cách làm hiệu quả cần được tổng kết để có thể áp dụng ở những cơ quan, đơn vị khác.

Đây chính là cách biến thi đua thành động lực thúc đẩy cải cách hành chính và chuyển đổi số.

“Bình dân học vụ số” – đưa kỹ năng số đến gần người dân

Nếu chỉnh lý và số hóa tài liệu là nhiệm vụ quan trọng trong nội bộ hệ thống chính trị thì Phong trào “Bình dân học vụ số” hướng mạnh tới cộng đồng.

Chuyển đổi số chỉ thực sự thành công khi người dân có khả năng tiếp cận và sử dụng các dịch vụ số.

Không thể xây dựng xã hội số nếu một bộ phận người dân còn gặp khó khăn khi sử dụng điện thoại thông minh, truy cập các nền tảng trực tuyến, thực hiện dịch vụ công hoặc nhận biết thông tin không an toàn trên môi trường mạng.

“Bình dân học vụ số” vì vậy mang ý nghĩa rất thiết thực: phổ cập những kỹ năng số cơ bản đến đông đảo người dân, giúp mỗi người từng bước trở thành một công dân số.

Phong trào cần được triển khai với phương châm dễ hiểu, dễ học, dễ thực hành và sát nhu cầu thực tế.

Người dân không nhất thiết phải học những kiến thức công nghệ phức tạp. Trước hết cần biết những kỹ năng phục vụ trực tiếp cuộc sống hằng ngày.

Học kỹ năng số từ những nhu cầu thiết thực nhất

Một người dân có thể bắt đầu “học số” từ những việc rất đơn giản.

Đó là biết sử dụng điện thoại thông minh để tra cứu thông tin chính thống; biết thực hiện một số dịch vụ công trực tuyến; biết thanh toán không dùng tiền mặt; biết sử dụng các ứng dụng cần thiết trong đời sống.

Quan trọng không kém là biết bảo vệ tài khoản cá nhân, đặt mật khẩu an toàn, nhận diện tin nhắn giả mạo, không cung cấp mã OTP hoặc thông tin quan trọng cho người không rõ danh tính.

Đối với người cao tuổi, việc hướng dẫn có thể bắt đầu từ những thao tác cơ bản nhất. Đối với thanh niên, cần phát huy vai trò tiên phong, hỗ trợ người thân và cộng đồng. Đối với cán bộ cơ sở, cần trở thành lực lượng trực tiếp hướng dẫn người dân.

Như vậy, “Bình dân học vụ số” không phải một phong trào mang tính hình thức mà cần trở thành quá trình phổ cập kỹ năng số trong đời sống hằng ngày.

Phát huy vai trò của lực lượng trẻ

Thanh niên có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc lan tỏa “Bình dân học vụ số”.

Với khả năng tiếp cận nhanh công nghệ, thanh niên có thể trở thành những “hạt nhân số” tại cộng đồng, hỗ trợ người cao tuổi, người ít có điều kiện tiếp cận công nghệ và những người còn gặp khó khăn khi thực hiện các dịch vụ trên môi trường điện tử.

Từ cơ quan, trường học đến thôn, tổ dân phố, lực lượng trẻ có thể tổ chức những hoạt động hướng dẫn nhỏ nhưng thiết thực: cài đặt ứng dụng, hướng dẫn sử dụng dịch vụ công, thanh toán điện tử, tra cứu thông tin hoặc nhận diện nguy cơ lừa đảo trực tuyến.

Mỗi người trẻ biết chia sẻ kỹ năng số cho một người khác chính là góp phần thu hẹp khoảng cách số trong cộng đồng.

Không để ai bị bỏ lại phía sau trong chuyển đổi số

Một trong những mục tiêu quan trọng của “Bình dân học vụ số” là bảo đảm quá trình chuyển đổi số mang tính bao trùm.

Chuyển đổi số không chỉ dành cho những người trẻ, người có trình độ công nghệ hay sống ở khu vực đô thị.

Người cao tuổi, người lao động, nông dân, người ở vùng nông thôn hay những người ít sử dụng công nghệ đều cần được tạo điều kiện tiếp cận.

Đây cũng là yêu cầu có ý nghĩa xã hội sâu sắc. Nếu một bộ phận người dân không thể tiếp cận dịch vụ số, chuyển đổi số có thể vô tình tạo ra khoảng cách mới.

Vì vậy, phổ cập kỹ năng số phải đi cùng với việc thiết kế các dịch vụ đơn giản, dễ sử dụng và hỗ trợ trực tiếp cho người dân.

Kết hợp chỉnh lý tài liệu với xây dựng nền hành chính số

Hai nhiệm vụ tưởng như khác nhau — chỉnh lý, số hóa tài liệu và “Bình dân học vụ số” — thực tế đều hướng tới một mục tiêu chung: nâng cao năng lực số của hệ thống chính trị và xã hội.

Một bên tạo ra nguồn dữ liệu được tổ chức khoa học, phục vụ quản trị nhà nước.

Một bên tạo ra những công dân có kỹ năng để tiếp cận và sử dụng các dịch vụ số.

Nếu dữ liệu đã được số hóa nhưng cán bộ không biết khai thác thì giá trị chưa được phát huy.

Nếu chính quyền cung cấp dịch vụ số nhưng người dân không biết sử dụng thì chuyển đổi số cũng chưa thể đạt hiệu quả cao.

Vì vậy, cần triển khai đồng thời cả hai phía: chính quyền số và công dân số.

Lan tỏa những mô hình hay, cách làm hiệu quả

Công tác tuyên truyền trong thời gian tới cần tập trung giới thiệu những kết quả cụ thể, những câu chuyện thật và những mô hình có sức lan tỏa.

Thay vì chỉ tuyên truyền rằng “đã triển khai số hóa”, cần cho người dân thấy số hóa đã giúp cán bộ giảm bao nhiêu thời gian, việc tìm kiếm hồ sơ thuận tiện như thế nào, quy trình xử lý công việc được cải thiện ra sao.

Tương tự, với “Bình dân học vụ số”, cần giới thiệu những câu chuyện gần gũi: một người cao tuổi lần đầu thực hiện thành công dịch vụ công trực tuyến; một nhóm thanh niên hỗ trợ người dân sử dụng ứng dụng số; một địa phương xây dựng mô hình hỗ trợ kỹ năng số hiệu quả.

Những câu chuyện như vậy có sức thuyết phục lớn bởi người dân có thể nhìn thấy lợi ích trực tiếp và dễ dàng học theo.

Thi đua hôm nay, nền tảng cho tương lai

Đợt thi đua cao điểm chỉnh lý và số hóa tài liệu tồn đọng là một nhiệm vụ trước mắt nhưng có ý nghĩa lâu dài.

Mỗi hồ sơ được chỉnh lý đúng quy định, mỗi tài liệu được số hóa có chất lượng, mỗi cơ sở dữ liệu được chuẩn hóa hôm nay sẽ trở thành một phần của nền tảng quản trị số trong tương lai.

Cùng với đó, mỗi người dân biết sử dụng một dịch vụ số, biết bảo vệ thông tin cá nhân hay biết khai thác một nguồn thông tin chính thống cũng là một bước tiến trong quá trình xây dựng xã hội số.

Vì vậy, cần tiếp tục tạo không khí thi đua sôi nổi, thiết thực; biểu dương kịp thời những tập thể, cá nhân tiêu biểu; nhân rộng các sáng kiến, mô hình mới và cách làm hiệu quả.

Đặc biệt, công tác tuyên truyền phải giúp mỗi cán bộ, đảng viên nhận thức rõ rằng chỉnh lý, số hóa tài liệu không phải công việc riêng của bộ phận văn thư, lưu trữ hay công nghệ thông tin; đó là trách nhiệm chung trong quá trình xây dựng nền hành chính hiện đại.

Chung tay xây dựng Hưng Yên số

Trong giai đoạn đẩy mạnh chuyển đổi số, Hưng Yên đang đứng trước yêu cầu phải đổi mới mạnh mẽ phương thức quản trị và phục vụ Nhân dân.

Đợt thi đua “Thực hiện chỉnh lý và số hóa tài liệu tồn đọng của cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp” chính là một bước đi cụ thể để tổ chức lại nguồn thông tin, bảo đảm tài liệu được quản lý khoa học, an toàn và từng bước chuyển thành dữ liệu phục vụ quản trị.

Phong trào “Bình dân học vụ số” lại mở rộng không gian đó đến từng người dân, từng gia đình và cộng đồng, góp phần hình thành những công dân có kỹ năng và khả năng thích ứng với môi trường số.

Hai nhiệm vụ cùng hướng tới một mục tiêu lớn hơn: xây dựng một Hưng Yên hiện đại, số hóa, hiệu quả và lấy người dân làm trung tâm.

Trong đó, thi đua phải tạo ra kết quả thực chất; số hóa phải tạo ra giá trị; kỹ năng số phải trở thành năng lực phổ biến trong cộng đồng.

Mỗi tài liệu được chỉnh lý, mỗi hồ sơ được số hóa, mỗi sáng kiến được nhân rộng và mỗi người dân được trang bị thêm một kỹ năng số đều là một bước tiến trên hành trình xây dựng chính quyền số, xã hội số và công dân số.

Với tinh thần chủ động, trách nhiệm, sáng tạo và quyết tâm cao, đợt thi đua cao điểm cùng Phong trào “Bình dân học vụ số” sẽ tiếp tục được lan tỏa sâu rộng, tạo chuyển biến từ nhận thức đến hành động, góp phần đưa chuyển đổi số thực sự trở thành một phần thiết thực của công tác quản lý nhà nước và đời sống Nhân dân trên địa bàn tỉnh Hưng Yên.